Was eine Korrekturmaßnahme ausmacht
Nach ISO 9000 ist eine Korrekturmaßnahme eine Maßnahme, um die Ursache einer Nichtkonformität zu beseitigen und ihr erneutes Auftreten zu verhindern. Sie unterscheidet sich damit klar von der Korrektur, die nur die konkrete Abweichung behebt.
Ein Beispiel aus der Informationssicherheit: Im Audit fällt auf, dass ein ausgeschiedener Mitarbeiter noch ein aktives Benutzerkonto hat. Das Konto zu sperren ist die Korrektur. Die Korrekturmaßnahme setzt an der Ursache an – etwa daran, dass die Personalabteilung die IT bei Austritten nicht verbindlich informiert. Erst wenn dieser Ablauf geändert ist, sinkt das Risiko dauerhaft.
Was die Normen fordern
ISO 9001 und ISO/IEC 27001 verwenden in Abschnitt 10.2 („Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen“) nahezu denselben Text. Die Organisation muss:
- auf die Nichtkonformität reagieren, sie überwachen und korrigieren sowie mit den Folgen umgehen,
- die Notwendigkeit von Maßnahmen zur Beseitigung der Ursachen bewerten – durch Überprüfung der Nichtkonformität, Bestimmung der Ursachen und Prüfung, ob ähnliche Fälle bestehen oder auftreten können,
- erforderliche Maßnahmen einleiten,
- die Wirksamkeit der ergriffenen Korrekturmaßnahmen überprüfen,
- falls nötig das Managementsystem ändern.
Dazu kommt die Pflicht, die Art der Nichtkonformität, die ergriffenen Maßnahmen und deren Ergebnisse als dokumentierte Information aufzubewahren. Im Audit wird also nicht nur gefragt, ob etwas getan wurde, sondern ob es belegt ist.
Ursachenanalyse: 5-Why und Ishikawa
Die häufigste Schwäche von Korrekturmaßnahmen ist eine fehlende oder oberflächliche Ursachenanalyse. „Mitarbeiter hat Fehler gemacht“ ist keine Ursache, sondern der Ausgangspunkt der Analyse. Zwei einfache Methoden helfen:
- 5-Why: So lange nach dem „Warum?“ fragen, bis eine Ursache erreicht ist, die sich organisatorisch beseitigen lässt. Fünf ist dabei ein Richtwert, keine feste Zahl.
- Ishikawa-Diagramm: Mögliche Ursachen nach Kategorien sammeln – klassisch Mensch, Maschine, Methode, Material, Mitwelt und Messung – und die wahrscheinlichsten gezielt prüfen.
Praxistipp: Prüfen Sie nach der Analyse immer, ob dieselbe Ursache auch an anderer Stelle wirken kann. Genau diese Frage stellt Abschnitt 10.2 ausdrücklich.
Strukturiert vorgehen mit der 8D-Methode
Bei komplexeren Problemen – in der Automobilindustrie etwa bei Kundenreklamationen – hat sich der 8D-Report bewährt. Er führt in acht Disziplinen von der Teambildung bis zum Abschluss:
- Team zusammenstellen
- Problem beschreiben
- Sofortmaßnahmen festlegen und umsetzen
- Grundursache ermitteln
- Abstellmaßnahmen planen und deren Eignung nachweisen
- Abstellmaßnahmen umsetzen und Wirksamkeit prüfen
- Wiederauftreten verhindern, z. B. Prozesse und Dokumente anpassen
- Abschluss und Würdigung des Teams
Jede Disziplin erzeugt Aufgaben mit eigenen Verantwortlichen und Terminen. Genau hier stößt ein einzelnes Formular an Grenzen – die Umsetzung muss nachverfolgt werden.
Wirksamkeit prüfen – der oft vergessene Schritt
Eine Maßnahme ist umgesetzt, wenn die vereinbarte Änderung erledigt ist. Sie ist wirksam, wenn das Problem tatsächlich nicht mehr auftritt. Zwischen beidem liegt oft Zeit. Bewährt hat sich:
- das Wirksamkeitskriterium bereits bei der Planung festzulegen (z. B. „drei Monate ohne Wiederholung“),
- die Prüfung durch eine andere Person als die umsetzende vornehmen zu lassen,
- für spätere Kontrollen eine eigene Folgeaufgabe mit Termin anzulegen,
- das Ergebnis der Prüfung an der Maßnahme zu dokumentieren.
Umsetzung mit e-Aufgaben
In e-Aufgaben wird jede Korrekturmaßnahme zur Aufgabe mit Empfänger, Priorität und Zieldatum. Sofort- und Abstellmaßnahmen lassen sich als Teilaufgaben an verschiedene Personen delegieren. Ergebnis, Dateien und Rückfragen bleiben an der Aufgabe. Beim Anlegen wird ein Prüfer festgelegt: Er nimmt das Ergebnis an, lehnt es mit Begründung ab oder leitet es weiter. Für die spätere Wirksamkeitskontrolle legen Sie eine Folgeaufgabe mit Erinnerung an.